Phương Thức Hoạt Ðộng

I/. TẠO CÁC NGUỒN THU NHẬP:

1.   Thành viên đóng góp:  Mỗi năm một lần, đại diện của VHH như các Directors hoặc là President của hội sẽ viết thư kêu gọi các Thành Viên đóng góp tài chánh cho hội $25 USD như là một phần thực hiện lời hứa khi đăng ký tham gia làm Thành Viên của hội, số tiền này gọi là tiền niêm liễm, nó giúp VHH có một ngân khỏan cố định để làm công tác điều hành hàng năm. Song song đó, mỗi thành viên của hội VHH tùy theo khả năng tài chánh của mình mà có thể tham gia nhận bảo trợ trực tiếp cho một hoặc nhiều em Grantees của hội, VHH sẽ kết hợp thông báo cho hội viên tổng số ngân khỏan cần thiết để bảo trợ trực tiếp cho những em nào mà hội viên đồng ý giúp đỡ, con số ngân khoản được triết tính theo nhu cầu bảo trợ cho từng năm học. [xem danh sách hội viên]

2.   Mạnh Thường Quân (MTQ) giúp đỡ: Khác với các Thành Viên của hội, các Mạnh Thường Quân (MTQ) của VHH gần như không bị ràng buộc về số tiền niên liễm… tuy nhiên, mỗi MTQ có thể qua công tác kinh doanh hoặc nghề nghiệp của mình giúp cho hôi viên của VHH nhận những quyền lợi hội viên khi tham gia những phục vụ liên quan tới việc kinh doanh hoặc nghề nghiệp của MTQ (ví dụ: MTQ của VHH là một nha sĩ thì có thể giúp hội viên VHH được giảm giá dành riêng cho hội viên VHH khi chữa răng tại phòng nha sĩ của MTQ...). Ðồng thời, MTQ có thể nhận bảo trợ trực tiếp cho một hoặc nhiều em Grantees của hội chưa có người bảo trợ trực tiếp. [xem danh sách MTQ]

3.   Các Chương Trình Gây Quỹ:  Mỗi năm hội VHH tổ chức những cuộc gây quỹ như: bán vé số, tổ chức những bữa cơm thân mật ở những tiểu bang có nhiều hội viên, chương trình dạ vũ từ thiện, những món quà ý nghĩa vào ngày lể Tình Nhân, Mẩu Thân, Phụ Thân, áo T-shirt  và tổ chức những cuộc gây quỹ vào những ngày hội chợ tết tại nhiều thành phố khác nhau. Toàn bộ số tiền này sẽ được dùng như ngân quỹ để duy trì việc bảo trợ cho những trường hợp hiện đang có và nâng cao nhân số bảo trợ cho mỗi niên học mới. [xem những chương trình gây quĩ đã thực hiện]

II/. QUYẾT ÐỊNH NGÂN KHOẢN CHI TIÊU VÀ BẢO TRỢ: 

1.  Đây là việc làm của Hội Ðồng Quản Trị, quý vị này sẽ dựa vào ngân khoản thu vào được (hoặc ước tính khả năng thu nhập một năm) và đựa vào những khoản bảo trợ đã được thông qua thành tiêu chuẩn để áp dụng và những chi phí điều hành hội tại Hoa Kỳ và tại Việt Nam mà ra những quyết định căn bản về ngân khoản cho Học Kỳ I, Học Kỳ II và Mùa Hè của nỗi niên học tại Việt Nam dành cho các em đã được VHH chấp thuận bảo trợ và cho các chi phí công tác. Hội Ðồng Quản Trị của VHH cũng sẽ dựa theo ngân khoản của hội mà ra qui định về mức tăng nhân số các trẻ em được nhận bảo trợ cho từng niên học.

2.   Chủ Tịch hội VHH sẽ dựa vào dự trù ngân sách toàn năm do Hội Ðồng Quản Trị đưa ra mà ra quyết định những chi phí cụ thể cho từng chuyến công tác bàn giao trợ cấp cho các em được VHH giúp đỡ. Thông thường trong một niên học VHH sẽ trao 3 lần trợ cấp như sau: Học Kỳ I, Học Kỳ II và Mùa Hè.

III/. THÂU NHẬN VÀ XÉT DUYỆT CÁC ÐƠN XIN TRỢ CẤP:

1.   Ðiền đơn và nhận đơn:  Ðây là việc làm của nhóm Nhân Viên Xã Hội VN, các anh chị này sẽ dựa vào báo chí, người quen, hoặc bất cứ một nguồn tin nào để có thể tiếp cận với các đối tượng nằm trong diện đáng được giúp đỡ theo tiêu chuẩn của VHH đặt ra trước. Nhân viên VHH sẽ giúp đỡ phụ huynh của các em nhỏ điền các mẫu đơn cần thiết do VHH qui định và kèm theo bài văn của chính em nhỏ viết để giúp VHH khi duyệt đơn sẽ có đủ yếu tố về hoàn cảnh của gia đình mà duyệt xét. Tất cả các đơn sẽ được gởi về bộ phận duyệt đơn của VHH tại USA qua email.

2.   Duyệt đơn:  Ðây là việc làm của ủy ban duyệt xét do chủ tịch hội chỉ định. Sau khi nhận đơn, nhân viên trong bộ phận duyệt đơn của VHH sẽ dựa vào tiêu chuẩn xét bảo trợ do VHH đưa ra và áp dụng cho việc quyết định. Danh sách của những người được chấp nhận hoặc từ chối được gởi đến cho Chủ Tịch hội VHH để chấp thuận lần cuối trước khi Chủ Tịch hội VHH ra thông báo cho tất cả nhân viên trong ban điều hành để chiếu theo thực hiên việc thông báo kết quả đến với mọi người trong đợt được duyệt đơn và tiến hành việc bảo trợ.

IV/. CÔNG TÁC BÀN GIAO TRỢ CẤP VÀ GIÁM SÁT KẾT QUẢ HỌC TẬP CỦA CÁC EM

1.   Giao trợ cấp:  Ðây là việc làm của Nhóm Nhân Viên Xã Hội VN. Các anh chị này sẽ dựa theo ngân khoản qui định của Hội Trưởng VHH mà tiến hành lên chương trình đi công tác tại các khu vực có các em nhỏ được hội VHH bảo trợ để tận tay trao 100% số tiền bảo trợ cho gia trưởng của người được tài trợ. Mẫu đơn “Biên Bản Bàn Giao Trợ Cấp” phải được ký giữa đại diện VHH và đại diện của em nhỏ nhận trợ cấp, một bài viết báo cáo về chuyến đi công tác cũng sẽ được gởi về cho Hội Phó Kỹ Thuật để đưa lên mạng cho Thành Viên của VHH được tường tận.

2.   Giám sát tiến trình học tập của các em: Ðây là việc làm phối hợp giữa Nhóm Công Tác Xã Hội VN và Nhóm Quản Lý Hành Chánh. Các anh chị này trong những lần đi công tác chuyển giao bảo trợ cho các em thì cũng sẽ đồng thời thu gom về những kết quả học tập từng Học Kỳ do nhà trường xác định cộng với tất cả những biên lai chứng nhận là các em hoặc phụ huynh các em đã sử dụng tiền của VHH để lo cho việc ăn học. Sau khi nhận được các tài liệu này thì Nhóm Công Tác XHVN sẽ bàn giao cho nhóm Quản Lý Hành Chánh để tiến hành lượng định kết quả và sự hợp tác của gia đình các em trong việc lo cho các em ăn học tốt đẹp như thế nào để có thể ra quyết định về việc tiềp tục bảo trợ cho Học Kỳ tới hay là sẽ ngưng trợ cấp vì không đạt tiêu chuẩn trong "điều kiện để liên tục nhận trợ cấp" của VHH đạt ra cho cá nhân các em được nhận trợ cấp.

V/. BÁO CÁO HÀNG QUÝ CHO THÀNH VIÊN CỦA VHH:

     VHH chia mỗi niên học ra làm 4 quý, mỗi quý 3 tháng, quý 1 bắt đầu từ ngày 1 tháng 7 hàng năm để gởi báo cáo tổng quát tình hình hoạt động của hội cho toàn thể thành viên của VHH. Ðây là việc làm của toàn thể Ban Ðiều Hành VHH, vì nó đòi hỏi sự báo cáo tỉ mỉ của từng bộ phân của Ban Ðiều Hành, và Chủ Tịch VHH (hoặc VHH Director) sẽ đại diện để trình bày báo cáo. Những báo cáo này sẽ bao gồm:

1.   Tình trạng tài chánh của hội VHH trong quý vừa qua: chi ra, thu vào, và danh sách đóng góp và số tiền đóng góp trong quý đó của mọi người.

2.   Tình hình hoạt động chung (Website, trang chính) của VHH: những diễn biến cân lưu ý trong 3 tháng vừa qua như: những hoạt động của hội, những chương trình gây quỹ đang làm hoặc sắp tiến hành và mời sự tham gia của các Thành Viên….

3.   Tình trạng đời sống và kết quả học tập của các em đang được VHH bảo trợ, nếu VHH quyết định ngưng trợ cấp em nào thì đây cũng sẽ là dịp để VHH trình bày với các Thành Viên của hội.

4.   Ðại diện VHH kêu gọi đóng tiền niên liễm và gởi bảng báo cáo ngân khoản cần thiết để bảo trợ cho những em mà hội viên / MTQ nhận bảo trợ trực tiếp. VHH sẽ để sẵn bì thư với temp thư cho quý vị Thành Viên tiện việc gởi về VHH những đóng góp của mình.

PHƯƠNG THỨC HOẠT ÐỘNG NÀY MANG TÍNH CÁCH VÒNG TRÒN CHU KỲ CHO MỖI NĂM MỘT LẦN… VÀ HY VỌNG NHỮNG GÌ VHH ÐANG LÀM SẼ ÐƯỢC MỌI NGƯỜI ỦNG HỘ và THAM GIA.

VIET HELPING HANDS ORGANIZATION.

Gởi điện thư tới: webmaster@viet-helping-hands.org với những thắc mắc và góp ý.

VHH giữ bản quyền. Copyright (c) 2005.